adjoint administratif polyvalent et hôte d'accueil (m/f/x)

Safe.brussels est à la recherche d’un adjoint administratif polyvalent et hôte d’accueil (M/F/X) ! Etes-vous prêt à relever le défi ?

Vous serez employé au sein de la Cellule « Projects Development » de la Direction Partnerships de safe.brussels , dans un nouveau service, le futur Centre de prise en charge des victimes de violences intrafamiliales (CVIF) de la Région bruxelloise.

L’ampleur du phénomène des violences intrafamiliales n’est plus à démontrer et Bruxelles n’est pas épargnée. Et les possibilités d’accueil et d’aide, pourtant bien réelles, restent trop peu connues et éparpillées sur le territoire régional. Après plusieurs années de recherches et de travaux, la Région de Bruxelles-Capitale se dote d’un centre de prise en charge holistique, permettant une collaboration multidisciplinaire et intersectorielle indispensable à une prise en charge efficace et efficiente des victimes de violences intrafamiliales.

Le Centre commencera son travail entre avril et mai 2024 et vous serez amené à participer à la mise en place de cette nouvelle structure, à réunir les partenaires impliqués pour travailler sur des situations concrètes de violences intrafamiliales et à permettre ainsi le développement de cet endroit dédié aux victimes.

Vous apporterez votre soutien à l’ensemble des activités des gestionnaires de dossiers afin de faciliter l’accomplissement de leurs missions.

En tant qu’adjoint administratif polyvalent et hôte d’accueil, vous prendrez en charge les activités et tâches dans les domaines suivants :

1. Accueil :

- Vous assurez un accueil chaleureux et professionnel aux visiteurs et aux contacts externes.

- Vous êtes chargé(e) de répondre au téléphone sur le numéro général du CVIF et d'en assurer le suivi afin que les appels ou toute information soient transmis efficacement à la personne concernée et au contact externe.

- Vous les orientez de manière fluide, en tenant compte de l'organisation interne et des agendas, et vous leur donnez les informations nécessaires.

2. Gestion de la correspondance :

- Vous veillez à ce que le courrier soit traité avec soin afin de pouvoir le tracer tant à l'arrivée qu'au départ, en respectant les règles de confidentialité et de priorité.

- Vous codez et scannez le courrier entrant.

- Vous distribuez le courrier aux services concernés.

- Vous codez, scannez et mettez sous pli le courrier sortant.

3. Suivi et à la préparation des dossiers :

- Vous apportez un soutien administratif au centre dans la préparation, le suivi et le traitement des dossiers, contribuant ainsi à leur bon déroulement.

- Vous codez certaines données.

- Vous répondez à des demandes externes ou internes à la demande du responsable.

4. Organisation de réunion :

- Vous organiserez des réunions et veillerez à ce que tout soit mis en œuvre pour qu'elles se déroulent sans heurts.

- Vous réservez la salle de réunion, prenez les dispositions nécessaires en matière de restauration, veillez à ce que l'équipement nécessaire soit présent et fonctionne et à ce que la salle de réunion soit maintenue en bon état.

- Vous préparez les documents nécessaires pour tous les participants.

5. Gestion des tâches opérationnelles

- Vous effectuez les tâches administratives liées à votre fonction.

- Vous contribuez à l'application correcte et régulière des outils de planification et de gestion.

- Vous archivez les documents, notes, procès-verbaux, lettres, courriels, etc. physiquement ou numériquement afin de pouvoir les consulter plus facilement.

Plus qu'une simple baseline ou un slogan, « Vivre Bruxelles en toute sécurité » est la ligne directrice de toutes les actions menées par safe.brussels. Elle traduit la volonté des équipes de safe.brussels, en collaboration avec leurs nombreux partenaires, d'assurer pour la Région bruxelloise et les personnes qui la font vivre - navetteurs, touristes et habitants - un cadre de vie sûr et serein. Au quotidien, cette promesse se décline par le développement et le soutien de nombreux projets, la coordination de réseaux de collaboration ainsi que l'examen approfondi et le monitoring constant de l'état de la sécurité.

safe.brussels a pour mission de coordonner les politiques de prévention et de sécurité afin d'assurer la tranquillité et la sécurité des personnes et des propriétés en Région bruxelloise. Ainsi, safe.brussels occupe une place centrale dans la coordination des différents opérateurs de la chaîne de prévention et de sécurité à l'échelle de la Région bruxelloise. Il assure cohérence et complémentarité en les mettant en relation dans des domaines d'action aussi vastes que la prévention des incivilités et de la criminalité dans l'espace public, la gestion de crise ou encore le soutien à la formation dans les métiers de la sécurité.

En collaboration avec les niveaux fédéraux, régionaux et locaux, safe.brussels définit en outre la stratégie en matière de cybersécurité et de cybercriminalité. Son rôle n'est pas de se substituer aux instances existantes, mais d'apporter une plus-value au niveau supra local et régional.

Depuis les prémices, la stratégie de safe.brussels se caractérise par une approche partenariale et transversale. Une stratégie qui se décline et se concrétise à travers différents projets développés en collaboration avec les acteurs de la chaîne de prévention et de sécurité ou des acteurs associatifs présents dans la Région bruxelloise pour une réponse globale aux enjeux de la sécurité sur le plan répressif, mais aussi et surtout préventif.

Pilier fondamental de l'organisation, les valeurs de safe.brussels ont été définies et choisies par un groupe de travail interne comme suit :

- intégrité,

- respect,

- amélioration continue,

- solidarité,

- loyauté.

Safe.brussels est structuré en 4 directions : Organisational Support, Partnerships, Operations et Observatory chapeautées par la direction General Management.

Plus d’infos: https://safe.brussels/

https://safe.brussels/

Diplôme

Diplôme d’enseignement secondaire supérieur ou équivalent (p.ex : CESS, certificat de qualification, etc.).

Expérience

Vous avez une expérience professionnelle pertinente de minimum 1 an dans le domaine de la gestion d’accueil dans lequel vous avez accompli au moins 3 des 5 des tâches suivantes :

1. Accueillir physiquement les visiteurs ;

2. Accueil téléphonique ;

3. Gestion de la correspondance ;

4. Réception et transmission d'informations ;

5. Organiser des réunions

Retrouvez les informations sur le règlement de sélection sur l’onglet « Procédure de sélection ».

Que proposons-nous?

Il y a 1 poste vacant à safe.brussels. Vous êtes engagé en tant qu’adjoint avec le barème de traitement correspondant. Le salaire de départ minimum est de 30.869,81 euros (salaire annuel brut avec un an d’ancienneté, déjà adapté à l'indice actuel, allocations réglementaires non comprises).

Toute expérience utile pour la fonction peut être valorisée sous forme d’ancienneté pécuniaire (sous réserve de la présentation de pièces justificatives).

Avantages: 

• 35 jours de congés par an
• Possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme, après avoir passé l'examen du Selor (600 €, 2400 € ou 3200 € par an, non indexés, en fonction du niveau)
• Chèques-repas d’une valeur de €8/jour presté
• Offre de formation étendue
• Possibilité de faire du télétravail (après une période de familiarisation et l’accord du responsable fonctionnel)
• Abonnement STIB gratuit
• Accessibilité via les transports en commun
• Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
• Possibilité de souscrire une assurance hospitalisation via l’ASBL Service Social
• Contribution à 100% de l’employeur dans les abonnements de train et/ou de bus (TEC - DE LIJN)
• Prime vélo: 0,24 EUR/km

Conditions d'affectation:

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation : 

• être belge lorsque les emplois comportent une participation directe ou indirecte à l'exercice de la puissance publique ou que les fonctions ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de l'Etat ou d'autres collectivités publiques
• être d'une conduite répondant aux exigences de l'emploi
• jouir des droits civils et politiques
• être porteur d'un diplôme ou certificat d'études en rapport avec le niveau du grade à conférer.

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.

Veuillez retrouver notre règlement de sélection via ce lien

Pour postuler, veuillez cliquer ici

https://www.talent.brussels/fr/offres-d-emploi/safebrussels/adjoint-administratif-polyvalent-et-hote-daccueil-mfx-12823

Nous attachons une grande importance à ce que le personnel des organismes régionaux soit à l’image de la population bruxelloise : multiculturel et varié. Garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tou·tes les candidat·es est donc une évidence. Nous luttons contre les discriminations à l’embauche et favorisons la diversité et l’inclusion au sein des organismes régionaux.

Nous respectons les principes de diversité et d’égalité des chances à toutes les étapes de la sélection. Dans un souci de transparence et d’objectivité, nos processus de recrutement se basent uniquement sur l’évaluation des compétences des candidat·es. Grâce à des procédures neutres et objectives, nous veillons à ce que la couleur de peau, l’ethnie, l’origine, l’âge, le genre, l’orientation sexuelle, les convictions religieuses, le handicap ou toute autre caractéristique personnelle n’aient aucun impact sur les testings et l’évaluation des futur·es collaborateur·trices.

Les personnes en situation de handicap, de trouble ou de maladie, ainsi que les femmes enceintes ou allaitantes, peuvent bénéficier d’aménagements raisonnables des tests de sélection et des postes de travail.

Si vous avez des questions concernant la politique de diversité, veuillez contacter l'équipe Talent Acquisition : mytalentrecruitment@talent.brussels